Najczęstsze błędy w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością cieszy się w Polsce ogromną popularnością, dlatego całkiem miarodajnie można wyróżnić najczęściej spotykane błędy w tych podmiotach:

1)    zawarcie umowy pomiędzy członkiem zarządu a spółką reprezentowaną przez zarząd

Co do zasady, zarząd jest uprawniony do reprezentacji spółki z o.o. Wyjątkiem od tej zasady jest m.in. sytuacja, gdy spółka ma zawrzeć umowę (jakąkolwiek) z członkiem zarządu po drugiej stronie. W takim przypadku, z mocy art. 210 § 1 kodeksu spółek handlowych, konieczna jest reprezentacja spółki przez pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników (lub przez radę nadzorczą). Uchwała stanowi rodzaj pełnomocnictwa, dlatego powinna dostatecznie precyzyjnie oznaczać czynność, do której umocowuje.

Naruszenie powyższej zasady oznacza nieważność zawartej umowy, w tym także w sytuacji, gdy spółka była reprezentowana przez innego członka zarządu niż ten będący stroną umowy.

2)    zawarcie umowy o pracę pomiędzy spółką a większościowym wspólnikiem

W przypadku, gdy umowa o pracę jest zawierana pomiędzy spółką a jej większościowym wspólnikiem, to trochę tak, jakby pracodawcą i pracownikiem była ta sama osoba. Organy władzy publicznej uznają taki układ za fikcję i zatrudnienie za pozorne, ze względu na faktyczny brak podporządkowania, który jest esencją stosunku pracy.

3)    zawarcie umowy B2B pomiędzy spółką a członkiem zarządu w zakresie innych usług niż specjalistyczne

Organy podważają umowy B2B zawarte pomiędzy spółką a członkiem zarządu w zakresie usług zarządczych lub okołozarządczych, w tym także usług marketingowych, szkoleniowych i administracyjnych.

Zawarcie takiej umowy jest dopuszczalne w zasadzie tylko wtedy, gdy przedmiotem są konkretne usługi specjalistyczne, które obiektywnie nie pokrywają się z operacyjnym zarządzaniem spółką (np. usługi programistyczne, projektowe itp.). Dodatkowo także, warunki umowy nie mogą odbiegać od rynkowych i oczywiście usługi muszą być faktycznie świadczone (a nie tylko pozornie), co powinno wynikać z dokumentów, np. ewidencji usług, zleceń, rezultatów tych usług, raportów itp.

4)    zawarcie umowy lub dokonanie innej czynności w imieniu spółki, pomimo wygaśniętego mandatu członka zarządu

Często członkowie zarządu nie uświadamiają sobie, że ich mandat już wygasł. W przypadku powołania na czas nieokreślony, mandat członka zarządu wygasa – z mocy samej ustawy - z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

Powyższą zasadę można (i warto) wyłączyć w umowie spółki. Jeżeli jednak brak będzie takiego wyraźnego wyłączenia i mandat wygaśnie, wszystkie czynności podjęte przez członka zarządu po wygaśnięciu mandatu, w tym umowy, są nieważne.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, skontaktuj się z kancelarią SJK Law&Tax.